Odoo Optimalisatie & Multi-Entity Beheer

Project:

• Een internationale groep actief in infrastructuur, industriële automatisatie en engineering wenst haar verouderde maatwerksoftware voor projectbeheer gefaseerd uit dienst te nemen en te vervangen door Odoo. Fase 1 richt zich exclusief op 1 entiteit voor projectbeheer, nacalculatie, B2B-webshops en urenregistratie/aanwezigheden voor de loonmotor (SD Worx), waarna latere fases de overige entiteiten en de internationale productiesite aan bod zullen komen.

• Medewerkers: 60+ vaste medewerkers (excl. freelancers en externe projectmedewerkers)

• Gebruikers: 30+ (volledige operationele en administratieve staf over meerdere Odoo-omgevingen)

Huidige Systemen & IT-Architectuur:

• Legacy ERP / Projectbeheer: Custom Project Management voor projectplanning, nacalculatie, taak- & bestelregels, kostenboeking en voortgangsbewaking, forfaitair of in regie.

• Odoo Omgevingen (Fragmentatie over 3 instances):

  • Instance 1: Boekhouding, CRM, Website (in voorbereiding).

  • Instance 2: Boekhouding, CRM, Intercompany-transacties tussen beheer- en werkmaatschappijen. Toekomstige uitbreiding met Afrikaanse vestiging.

  • Instance 3: CRM, B2B-webshop met klantspecifieke branding voor leveranciers/kostenafrekening, maatwerk-app voor project- en freelancerbeheer.

• Sociaal Secretariaat / Payroll: Externe loonmotor (SD Worx) voor verwerking van uren, overuren, verlof en ziekte via geëxporteerde urenstaten/aanwezigheden.

• Hosting & Infrastructuur: Cloud hosting op Odoo.sh alsook Online.

Kernvereisten:

• Uitdienstname Legacy 1 entiteit (Focus Fase 1): Vervanging van huidige maatontwikkeling en processen implementeren binnen Odoo waardoor de huidige API-koppeling tussen Odoo en de maatontwikkeling kan uitgeschakeld worden. (dient als pilot voor de volgende entiteiten).

• Projectbeheer & Nacalculatie: Structurering van projecten, taken, kostengroepen en budgetten (loonkost vs. verkoopprijs) met pragmatische nacalculatierapportage.

• Analytische Boekhouding: Automatische doorstroming van analytische regels uit het projectbeheer naar de boekhouding, inclusief de toewijzing van projectgerelateerde inkomende facturen.

• B2B Webshops: Hoogbeschikbare e-commerce omgeving op Odoo.sh met klantspecifieke branding voor het bestellen en afrekenen.

• SLA & Continuïteit Support: Gegarandeerde Service Level Agreement (SLA) met een resolutietijd binnen 2 werkdagen voor kritieke systemen.

• Intercompany & HR Integration: Intercompany-facturatie; centrale registratie van verlof, ziekte en afwezigheden; rapport voor naar de externe loonmotor (SD Worx) te vervangen door een geautomatiseerd proces in een volgende fase.

  
  

Gefaseerde Aanpak & Projectplan:

Fase 1: Target: Eind 2026

• Doelstelling: Volledige uitdienstname van de maatontwikkleing binnen 1 entiteit en stabilisering van de hosting.

• Functionaliteiten & Scope:

  • Implementatie van Odoo Projectbeheer & Nacalculatierapportage ter vervanging van maatontwikkeling.

  • Inrichting van nieuwe projectstructuren, taken, kostengroepen en loonkost- vs. verkoopprijsberekening.

  • Optimalisatie en borging van de B2B webshops op Odoo.sh (high-availability voor standhouders).

  • Integratie met de mobiele-app voor freelancer- en projectopvolging/urenregistratie.

  • Rapoport van uren-, overuren- en verlofregistratie voor de loonmotor (SD Worx).

  • Uitschakelen van de API-koppeling tussen maatontwikkeling en Odoo voor deze divisie.

  • Opzetten van een formeel SLA- & Supportmodel (resolutie binnen 2 werkdagen).

    
    

Fase 2: Multi-Entity Consolidering & Internationale Uitrol (Toekomst)

• Doelstelling: Harmoniseren van overige groepsentiteiten en uitbreiding van de Odoo-footprint.

• Functionaliteiten & Scope:

  • Uitdienstname van maatwerk voor de andere divisies 

  • Geautomatiseerde Intercompany-processen tussen holding en werkmaatschappijen.

  • Uitrol van Odoo Voorraadbeheer en Webshop voor de Afrikaanse productiesite.

Nice-to-haves:

• Consolidering Odoo-instances: Samenvoegen van gescheiden databases tot één centrale multi-company omgeving.

  
  

• Verdere Automatisering Freelance-app: Geavanceerde mobiele functionaliteiten voor de externe flex-schil.

  
  

Specifieke Aandachtspunten:

• Kritieke Deadline: Go-live van Fase 1 en uitdienstname van maatontwikkeling voor 1 entiteit tegen eind 2026.

• High-Availability Webshops: B2B webshops kent hoge piekbelastingen en vereist 100% beschikbaarheid tijdens specifieke periodes.

  
  

• Capaciteitsgebrek Interne IT: Interne medewerkers worden ingezet op klantprojecten; externe borging via een stabiele Odoo-partner is noodzakelijk.

  
  

• Afwijkend Boekjaar: Het boekjaar start in juni, wat specifieke inrichting van de financiële en analytische periode-afsluiting vereist.

  
  

Gewenste Oplossing:

Een gefaseerde migratie van het legacy-systeem naar Odoo op Odoo.sh/Odoo Online, met Fase 1 gericht op het opleveren van projectbeheer, nacalculatie en B2B e-commerce voor 1 divisie vóór eind 2026. Ondersteund door een partner die een  SLA (< 2 dagen resolutie) garandeert en de IT-continuïteit borgt.

Opleveringen Verwacht van Implementator:

1. Gefaseerd Projectplan (Fase 1 Focus): Gedetailleerde planning met mijlpalen richting go-live van Fase 1 (eind 2026).

   
   

2. Functioneel Lastenboek & Architectuur: Pragmatische validatie van de Technische en functionele uitwerking van de Odoo-inrichting. De klant zal lastenboek/lijst van behoeften voorzien.

3. SLA & Supportovereenkomst: Formeel supportmodel met responstijden (resolutie binnen 2 werkdagen).

   
   

4. Kostenoverzicht: Transparant overzicht van uurtarieven en doorlopende support.