ERP voor Schoonmaakbedrijf

Functie: Zaakvoerder

Industrie: Schoonmaak (cleaning services)

Medewerkers: 60 arbeiders

Project: Een groeiend schoonmaakbedrijf met 60 arbeiders zoekt een IT-partner voor volledige digitalisering van planning, werkbonnen, loonbeheer en materiaalbeheer. Het bedrijf werkt nu met Dropbox en Excel en wil op korte termijn overstappen naar een geïntegreerde oplossing met integratie van de verplichte RSZ Check-in/Check-out al dan niet via API-koppeling.

Organisatiestructuur: Enkelvoudige Belgische entiteit

Gebruikers: 4 (mogelijk uitbreiding)

Huidige systemen: Dropbox, Excel (volledig manueel), Cedid, offerte en facturatie, niet gekoppeld aan boekhoudingprogramma

Loonbeheer: Extern, manuele prestatie-invoer

Kernvereisten:

• RSZ Check-in/Check-out: Verplichte digitale aanwezigheidsregistratie met directe RSZ-koppeling
• Planning personeel: Digitale planningtool met overzicht werknemers, locaties en tijdstippen
• Digitale werkbonnen: Werkpostfiches digitaal per locatie
• Loonbeheer-integratie: Koppeling sociaal secretariaan en automatisatie invoer 
• Materiaalbeheer: Tracking van machines en materieel (preventie verlies/diefstal) 
• Facturatie: integratie huidig systeem of nieuwe systeem

Nice-to-haves: Tracking voertuigen

Specifieke aandachtspunten:

• RSZ-compliance: koppeling met RSZ is wettelijk verplicht sinds 1 september 2024 voor schoonmaaksector
• Sector-ervaring: Voorkeur voor partner met ervaring in schoonmaaksector
• Gebruiksvriendelijkheid: essentieel voor arbeiders met diverse achtergronden
• Snelle implementatie: Bedrijf groeit en wil graag vooruit

Gewenste oplossing:

Alles-in-één digitale oplossing voor planning, werkbonnen, tijdsregistratie, RSZ-aangifte, materiaalbeheer en facturatie met koppeling naar sociaal secretariaat en RSZ.

Opleveringen verwacht:

Efficiënt implementatieplan met budgetcontrole, opleidingen planners en lange termijn opvolging voor bijkomende efficiëntie.