ERP- & Kassa-optimalisatie (Odoo)

Functie: Zaakvoerder

Industrie: Retail & Groothandel (Doe-Het-Zelf / Bouwmarkt)

Omzet: 2Mio

Project:

Een speler in de Doe-Het-Zelf sector wenst het huidige kassasysteem te vervangen door een geïntegreerd Odoo-platform. Het project richt zich op de digitalisering en stroomlijning van fysieke kassaprocessen, toekomstige drive-in magazijnstromen, realtime voorraadbeheer, klantspecifieke prijsafspraken en een geïntegreerde boekhouding in Odoo. Het doel is het maximaliseren van de operationele efficiëntie en controle op contante stromen binnen een professionele IT-architectuur.

Organisatiestructuur: Enkelvoudige Belgische entiteit met fysieke winkel, verpakkingsafdeling, toekomstig drive-in magazijn en e-commerce.

Medewerkers: 10

Gebruikers: 10

Huidige systemen:

• POS: verouderd kassasysteem

• Boekhouding: Yuki, Wens om boekhouding naar Odoo over te hevelen.

• Netwerk & Support: Externe IT-Partner levert infrastructurele ondersteuning. De nieuwe IT partner mag dit mee aanbieden. 

• Masterdata: 43.000 artikelen; 20 reguliere leveranciers en diverse sporadische leveranciers

Kernvereisten:

• Kassasysteem (POS) & Betalingen: Integratie van 3 kassa's met kassalades en gekoppelde payment terminals. Graag overnemen. Tussentijdse en eindafsluitingscontroles van inkomsten moet op elk moment mogelijk.

• Interne Orders & Drive-In: Dedicated kassa voor de verpakkingsafdeling die interne nota's genereert (scanbaar en afrekenbaar aan de hoofdkassa als openstaand order in Odoo). Specifieke magazijntransacties voor de drive-in stroom.

• Facturatie & B2B-stromen: Ondersteuning voor proforma facturatie, ophalen zonder directe betaling (bijv. overheidsinstanties/politie op rekening voor maandelijkse verzamelfacturatie) en gedifferentieerde prijslijsten per klant.

• Voorraadbeheer: Realtime voorraadsynchronisatie, geoptimaliseerd voorraadbeheer (reductie en inzicht in stockwaarde) en gestroomlijnde goederenontvangsten.

• Klantenbeheer: Naadloze verwerking van B2C-klantenkaarten en (online) cadeaubonnen.

• Financiële Administratie: Volledige migratie en opzet van de boekhoudmodule binnen Odoo ter vervanging van het externe pakket.

• Verkoopanalyses: Geavanceerde reporting dashboards voor datagedreven en seizoensgebonden besluitvorming.

Specifieke aandachtspunten:

• SLA & Support: Noodzaak voor gegarandeerde weekend-supportdienst op de IT-infrastructuur en de kassamodule vanwege retail-continuïteit.

• Planning & Doorlooptijd: Gefaseerde implementatie vanaf maart 2027 met een beoogde Go-Live op 31 januari 2028 (synchroon met de start van het nieuwe boekjaar).

• Datamigratie: Clean-up, mapping en migratie van ~43.000 SKUs en leveranciersstamdata.

Gewenste oplossing:

Een volledig geïntegreerde Odoo-omgeving die het logistieke proces (van ontvangst tot drive-in), de realtime voorraadadministratie, de retail-kassastromen en de financiële boekhouding centraliseert, ondersteund door een betrouwbare SLA met weekenddienst.

Opleveringen verwacht van implementator:

• Projectplan & Roadmap: Gefaseerde aanpak met duidelijke mijlpalen (vermoedelijk maart 2027 t.e.m. Go-Live op 31 januari 2028).

• POS- & Hardware-integratieplan: Technische opzet en architectuur voor kassa's, lades, betaalterminals en barcode-scannerintegratie voor interne nota's.

• Datamigratieaanpak: Strategie voor de conversie van het artikelbestand (43.000 SKUs) en leveranciersgegevens.

• Financieel Integratieplan: Opzet van de Odoo Boekhouding ter vervanging van het huidige pakket en afstemming met het externe boekhoudkantoor.

• SLA & Supportmodel: Concrete invulling van de ondersteuning met specifieke garanties voor weekend-support.

• Kostenoverzicht: Transparante opgave van licenties, implementatiekosten en doorlopende support.