ERP

Functie: Operationeel Verantwoordelijke & Strategy Manager

Industrie: Industriële dienstverlener (onderhoud en service voor raffinaderijen, pijpleidingen en installaties)

Omzet: €35M

Project: Een industriële dienstverlener zoekt een strategische partner voor een fundamentele IT-transformatie. De organisatie wil uitgroeien tot de digitale referentie in haar sector (bol.com) en zoekt een schaalbaar ERP-fundament voor de komende 15 jaar om zowel nationale groei als internationale expansie (o.a. regio Adriatische Zee) te ondersteunen.

Organisatiestructuur: Groepsstructuur met verschillende entiteiten, waaronder een specifieke business unit die reeds als pilootomgeving fungeert. Er is sprake van een transitie van KMO-werking naar een meer gestructureerde enterprise-aanpak.

Medewerkers: Huidige scope van ±12 kerngebruikers bij één van de entiteiten, met een directe groeidoelstelling naar 75 gebruikers bij een 2de entiteit, en een langere termijn visie tot 1.000 medewerkers.

Huidige systemen:

• ERP: Microsoft Dynamics Business Central (bij entiteit 2)

• CRM/Sales: Odoo (reeds in gebruik bij entiteit 1 met 12 users)

• Rapportage: Bright Analytics (bij entiteit 2)

• Maatwerk: Specifieke niche-software voor calculatie/beheer (bij entiteit 2)

Kernvereisten:

• Standaardisatie: Maximaal gebruik van 'out-of-the-box' functionaliteiten om leveranciersafhankelijkheid te verkleinen.

• Internationalisering: Ondersteuning voor multi-company en grensoverschrijdende activiteiten (o.a. Balkan).

• Field Service & Asset Management: Digitalisering van de volledige flow voor onderhoud aan industriële componenten (30.000+ units).

• Tijdregistratie: Native oplossing voor urenregistratie op taken en projecten, inclusief badge-ondersteuning voor niet-pc-gebruikers.

• Financiële Integratie: E-invoicing (Peppol) en gestroomlijnde flow van proforma naar facturatie.

• Schaalbaarheid: Systeem moet de groei van 12 naar 75+ naar 1000 gebruikers technisch en licentiematig ondersteunen.

Nice-to-haves:

• Klantportaal: Self-service portaal waar klanten technische parameters van hun assets kunnen raadplegen.

• AI-integratie: Toekomstbestendige roadmap waarbij AI processen kan optimaliseren.

• Document Management: Koppeling met externe storage (Google Drive/SharePoint).

• Mobiele App: Voor field service-technici en fleet management.

Specifieke aandachtspunten:

• Change Management: De organisatie komt uit een cultuur met veel papieren processen; quick wins zijn essentieel voor intern draagvlak.

• Stakeholder Alignment: IT-keuzes moeten nog definitief worden afgestemd op de bredere bedrijfsstrategie.

• Data Complexiteit: Beheer van grote hoeveelheden parameters (250+) per specifiek asset/onderdeel.

• Security: Nood aan een fijnmazig securitymodel (rechten op veldniveau).

Gewenste oplossing:

Een geïntegreerd, toekomstbestendig ERP-platform dat de huidige gefragmenteerde tools (Business Central, Odoo, maatwerk) vervangt of harmoniseert. De focus ligt op risicobeperking door standaardisatie en het realiseren van een 'Proof of Concept' in de kleinste entiteit alvorens groepsbreed uit te rollen.

Opleveringen verwacht van implementator:

• Fit/Gap Analyse: Op basis van gedocumenteerde business flows (o.a. field service, die beschikbaar is).

• Implementatie Roadmap: Inclusief aanpak voor programmamanagement en stakeholder alignment.

• Licentie- & Architectuurvoorstel: Duidelijkheid over user types vs. employee types en serverstrategie.

• Referentiecases: Bewezen ervaring in complexe industriële productie- of serviceomgevingen.