Odoo Optimalisatie

Functie: Operationeel verantwoordelijke

Industrie: Maatwerkbedrijf (tuinonderhoud, confectie en manuele handling; sociale economie)

Omzet: Niet opgegeven

Project: Een maatwerkbedrijf actief in meerdere operationele afdelingen is reeds gestart met de implementatie van Odoo via een huidige IT-partner. De klant zoekt een nieuwe, proactieve Odoo-implementatiepartner voor de verdere gefaseerde uitrol. Het project omvat de volledige integratie van operationele flows, personeelsbeheer, sociale administratie en tijdsregistratie in Odoo, met oog op een duurzame samenwerking op middellange termijn.

Organisatiestructuur: Enkelvoudige Belgische entiteit met drie grote productieafdelingen en een sociale dienst. 

Medewerkers: 105 

Gebruikers: 7

Huidige systemen:

• ERP: Odoo (gedeeltelijk geïmplementeerd, personeelsgegevens gedeeltelijk gemigreerd)
• Sociaal secretariaat: Externe loonmotor (manuele prestatie-invoer, geen automatische koppeling)
• HR-partner: Sociaal secretariaat geen koppeling
• Tijdsregistratie: Geen prikklok aanwezig, volledig manueel proces
• Website: Extern gebouwd door een derde partij, niet gekoppeld aan Odoo

Kernvereisten:

• Facturatie & Rechten: Volledige facturatiestroom opzetten in Odoo met correcte gebruikersrechten per rol en afdeling
• Personeeldossiers: Integratie van personeelsdossiers, afgestemd op de noden van een maatwerkbedrijf
• API-koppelingen: Bi-directionele integraties met het sociaal secretariaat, een loonmotor en een toekomstig 
• tijdsregistratiesysteem
• Operationele sturing: Dagelijkse activiteiten per afdeling aansturen vanuit Odoo, inclusief afdelingsspecifieke documenten en registraties
• Hosting & Infrastructuur: Odoo Online
• Projectopvolging: Vaste projectmanager als aanspreekpunt met kwartaalmatige opvolging van project statussen, releases, integraties en toekomstige optimalisaties

Nice-to-haves:

• Websitekoppeling: Toekomstige integratie van de extern gebouwde website of vervanging met de Odoo-omgeving
• Schaalbaarheid: Extra functionaliteiten met uitbreiding van het aantal gebruikers

Specifieke aandachtspunten:

• Partnerkeuze: De klant hecht veel belang aan een stabiele, langdurige samenwerking. Hij zoekt een partij die proactief meedenkt, helder en regelmatig communiceert, en voldoende Odoo-expertise in huis heeft om hem met vertrouwen te begeleiden in de verdere uitrol
• Sociale context: Als maatwerkbedrijf werkt de klant met een specifiek personeelsprofiel. Odoo-omgeving en workflows moeten hierop afgestemd zijn, ook voor  de sociaal technische administratie
• Tijdsregistratie: Het ontbreken van een prikklok is een actief aandachtspunt. De nieuwe partner denkt mee over een pragmatische oplossing binnen de Odoo-omgeving
• Gefaseerde aanpak: De klant ziet dit uitdrukkelijk als een traject in fases, niet als een eenmalig project

Gewenste oplossing: Een volledig geïntegreerde Odoo-omgeving die de operationele aansturing per afdeling digitaliseert, de sociale en HR-administratie automatiseert via koppelingen met het sociaal secretariaat en de externe loonmotor, en een betrouwbare basis legt voor tijdsregistratie en personeelsbeheer – gedragen door een partner die proactief meedenkt en regelmatig opvolgt.

Opleveringen verwacht van implementator:

• Projectplan: Gefaseerde aanpak met duidelijke mijlpalen voor facturatie, HR-integratie, koppelingen en tijdsregistratie
• Referenties: Aantoonbare ervaring met vergelijkbare organisaties (sociale economie, maatwerkbedrijven of multi-afdeling KMO's)
• Integratieplan: Technische aanpak voor de koppelingen met het sociaal secretariaat, de loonmotor en tijdsregistratie
• Kostenoverzicht: Transparant beeld van implementatiekost, licenties en doorlopende ondersteuning binnen het voorziene projectbudget
• Supportmodel: Beschrijving van de opvolging na go-live, inclusief kwartaaloverleg met een vaste projectmanager